Teamsで会話と会議を整理
部署や案件ごとにチャネルを分け、関連ファイルと会話を同じ場所で追える形にします。会議後の共有先も決めます。
仙台・宮城の企業向け研修
Microsoft 365活用・社内協働研修
Viamat Sendai Labsは、Microsoft 365を導入したものの、TeamsやOneDriveがファイルの置き場で止まっている企業を支援します。ツールごとの操作説明で終わらせず、毎日の業務フローに沿って使い方を整えます。
Teams
OneDrive
SharePoint
Outlook
Forms
使う場面から設計
各ツールを、仕事の流れにつなげる
部署ごとの共有方法や会議の進め方に合わせて、何をどこで管理するかを整理します。操作と運用ルールを一緒に確認します。
OneDriveとSharePointを使い分ける
個人作業中のファイルと、チームで更新する資料を区別します。共有範囲や権限の考え方も確認します。
Outlookで予定とメールを見通す
予定表の公開範囲、会議招集の手順、メールの確認ルールを整えます。確認待ちの連絡を埋もれにくくします。
Formsの回答をExcelで集計
アンケートの設問設計から回答データの確認まで演習します。集計表を定例報告に使える形へ整えます。
場所が変わっても迷わない
在宅勤務・ハイブリッド勤務の手順をそろえる
在宅勤務の効率は、ファイルの場所と会議の約束が決まると変わります。拠点や働く場所が違っても、同じ手順で情報にたどり着ける運用をつくります。
- 作業中のファイルとチーム共有資料の保存先を区別し、アクセス権を確認します。
- 対面・オンラインを問わず、会議招集から資料共有、議事メモの保管まで手順を統一します。
- 予定表とタスクの確認場所を決め、担当や期限が追える状態にします。
情報が流れる基本形
資料を保存
チームで共有
会議で確認
保存先、共有相手、次の確認方法をそろえます。まず、置き場を決めます。
実務演習
Forms×Excel連携で、アンケート集計を進める
回答を集めて終わりにせず、集計と報告まで一連の手順で練習します。自社の質問項目に置き換えて考えられる内容です。
- Formsで設問を組み立てる回答形式を選び、回答者が迷いにくい質問と選択肢を作ります。
- 回答をExcelで確認する回答データの列を見て、表記ゆれや集計対象を確認します。
- ピボットテーブルで傾向を見る部署や回答項目ごとに集計し、会議で確認しやすい表にまとめます。
集計結果のイメージ
回答データの整理例
| 部署 | 回答数 | 満足 | 要確認 |
|---|---|---|---|
| 営業 | 18 | 12 | 6 |
| 管理 | 12 | 9 | 3 |
| 製造 | 24 | 17 | 7 |
回答を一覧化
部署別に集計
報告用に可視化
社内に定着させる
Microsoft 365リスキリングの進め方
全員に同じ操作を教えるだけでは、部署ごとの課題は解消しません。利用状況を確かめ、必要な内容から段階的に学びます。
部門別にスキルを確認
利用中のツール、日々の作業、つまずきやすい場面を聞き取り、受講者ごとの習熟度を把握します。
段階を分けて学ぶ
基本操作から部門の業務演習へ進むカリキュラムを設計します。Teams研修やファイル管理など、優先度の高いテーマから扱います。
運用ルールを決めて試す
受講後に保存先や共有方法を文書化し、部門の推進役と小さく試します。困りごとを集めてルールを見直します。
導入後の活用を支援
現場の合意を積み重ねる導入ステップ
一度に全社の使い方を変えるのではなく、確認と試行を挟んで広げます。部門ごとの推進役の育成も支援します。
現状を聞く
利用中の機能、ファイルの置き方、会議や申請の流れを確認します。
使い方を設計
Teamsのチャネルや共有範囲など、業務に合わせたルールを整理します。
部門で試す
推進役と試験運用し、操作の迷いや運用上の問題を確認します。
社内へ広げる
調整した手順を共有し、研修と定期的な確認で利用を支えます。
次の一歩を一緒に整理します
現在の活用状況をお聞かせください
利用中のツールと業務の流れを伺い、必要な研修テーマや運用設計をご提案します。FormsとExcelの連携、Teams研修、OneDrive・SharePointの整理など、課題に合わせてご相談いただけます。